Faktura zadatkowa a zaliczkowa – różnice
W przypadku sprzedaży, co do której nabywca wpłaca zaliczkę lub zadatek jako zabezpieczenie realizacji usługi lub dostawy towaru, przedsiębiorca wystawia fakturę zaliczkową odnotowującą przyjęcie wpłaty w wysokości części wartości końcowej towaru. Zarówno udokumentowanie zaliczki, jak i zadatku jest konieczne (w momencie ich otrzymania powstaje obowiązek VAT) i nie może nastąpić dopiero na fakturze końcowej. Czym jednak różnią się od siebie faktury zadatkowe i zaliczkowe i w jakim momencie realizacji sprzedaży należy je wystawić?
Zaliczka a zadatek: podstawowe informacje
Zanim przejdziemy do kwestii wystawiania faktur dla zaliczek i zadatków, warto w pierwszej kolejności uświadomić sobie różnice pomiędzy dwiema dostępnymi formami wpłat na poczet usługi lub sprzedaży realizowanej w przyszłości. W oparciu o prawo cywilne, zaliczka i zadatek nie są ze sobą tożsame i choć obydwie są stosowane jako forma zabezpieczenia realizacji usługi, wyłącznie zadatek jest formą uregulowaną prawnie w Kodeksie Cywilnym, dając pełną gwarancję finalizacji transakcji dla obydwu stron.
Zaliczka jest umowną kwotą pomiędzy sprzedawcą a nabywcą – jeśli zostanie wpłacona, a nie dojdzie do realizacji umowy, zaliczka powinna być zawsze zwrócona nabywcy. W przypadku zadatku, którego forma została uregulowana prawnie, zabezpieczenie realizacji transakcji jest obustronne – w przypadku zerwania umowy przez nabywcę, zadatek przepada na rzecz usługodawcy, natomiast jeśli winę za niezrealizowaną sprzedaż ponosi sprzedawca, nabywca może żądać zwrotu dwukrotnej wysokości zadatku.
O ile więc zaliczkę można potraktować jako umowną formę rezerwacji terminu (i kwotę zwracaną klientowi w razie rezygnacji z produktu lub usługi), zadatek jest zabezpieczeniem realizacji umowy chroniącym obie strony transakcji.
Faktury zadatkowe i zaliczkowe – po co i kiedy się je wystawia?
W związku z otrzymaniem określonej kwoty w formie zadatku lub zaliczki, podatnik jest zobowiązany do wystawienia dla nabywcy stosownej faktury i udokumentowania swojego przychodu – zaliczka lub zadatek powodują powstanie obowiązku podatkowego w momencie wpłaty, więc podobnie jak zapłata pełnej wartości towaru muszą zostać zaksięgowane. Z perspektywy formalności nie istnieje jednak specjalny format faktury zadatkowej – dokumenty wystawiane w momencie przyjęcia zaliczki bądź zadatku określane są mianem „faktury zaliczkowej”, przy czym przedsiębiorca wystawiający fakturę na zadatek powinien umieścić w uwagach, że wpłacana kwota dotyczy zadatku, zgodnie z ustaleniami umowy.
Wystawienie faktury zaliczkowej (z informacją o tym, że jest zadatkiem) pozwala uregulować formalności związane z księgowym udokumentowaniem przyjęcia wpłaty, a jednocześnie eliminuje nieścisłości powstające w momencie wystawiania dokumentu pomiędzy prawną interpretacją pojęć zadatku i zaliczki.
Z uwagi na to, że zadatek jest zabezpieczeniem dla obu stron transakcji i jest wpisany w umowę pomiędzy nabywcą a sprzedawcą, warto by obydwie strony miały pewność że faktura została wystawiona z tytułu wpłaconego zadatku (bądź zaliczki) i nie obawiały się problemów z ich odzyskaniem w przypadku zerwania umowy przed realizacją usługi.
Jak udokumentować otrzymanie zadatku bądź zaliczki?
O ile w zakresie prawa cywilnego pojęcia zaliczki i zadatku różnią się od siebie, prawo podatkowe nie rozróżnia ich i wskazuje, że w przypadku wcześniejszej wpłaty nie stanowią one przychodu aż do momentu wydania towaru lub wykonania usługi.
Jednocześnie, na podstawie interpretacji prawa podatkowego, przyjęcie zaliczki lub zadatku tworzy obowiązek podatkowy i w związku z tym sprzedawca otrzymujący taką wpłatę musi rozliczyć właściwą dla niej kwotę podatku VAT, dokumentując przyjęcie zadatku lub zaliczki fakturą.
Wystawienie faktury zaliczkowej (także tej z dopiskiem zadatek) tworzy zupełnie nowy dokument wpisujący przyjęcie wpłaty do ewidencji, a jednocześnie stwarza obowiązek umieszczenia adnotacji o przyjęciu zaliczki bądź zadatku na fakturze końcowej. Sprzedawca nie może potraktować wcześniej rozliczonej zaliczki oraz końcowej zapłaty za towar jako jednej kwoty, rozliczając ją wyłącznie na fakturze końcowej – nabywca wpłacający zaliczkę bądź zadatek powinien otrzymać dwie faktury: na fakturze końcowej należy umieścić numer faktury zaliczkowej, łącząc w ten sposób wpłaconą zaliczkę z odpowiednią transakcją.
Do księgowości, w tym wystawiania faktur online, warto skorzystać z polecanego programu. Łatwa obsługa i wiele przydatnych funkcjonalności z pewnością przyśpieszy dopełnianie wszelkich formalności związanych z prowadzeniem firmy.