Ewidencja czasu pracy to bardzo ważna czynności, która jest niezbędna w celu prawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń, wynikających ze stosunku pracy. Wiedza, doświadczenie i umiejętności to bardzo ważne kwestie dla każdej osoby, której zadaniem jest rejestracja czasu pracy poszczególnych osób zatrudnionych w firmie. Na szczęście dzisiaj dzięki nowoczesnym technologiom zadanie to jest znacznie łatwiejsze, ponieważ elektroniczna ewidencja czasu pracy, którą prowadzi się przy pomocy takich rozwiązań jak system RCP, znacząco usprawnia i ułatwia ten proces. Ważne jest więc, aby wiedzieć, czym jest system RCP, jak można go wdrożyć w swojej firmie i jakie są zalety systemów do ewidencji czasu pracy?.

Czym jest system RCP i jakie ma zalety?

System RCP (System Rejestracji Czasu Pracy), to nowoczesne rozwiązanie pozwalające na elektroniczną rejestrację czasu pracy poszczególnych pracowników. Rejestracja ta odbywa się przez współpracę z różnego rodzaju urządzeniami rejestrującymi oraz identyfikatorami przypisanymi do zatrudnionych osób. Mogą to być np. rejestratory czasu pracy oraz karty zbliżeniowe, za pomocą których każdy z pracowników potwierdza swoją obecność przy wejściu do firmy oraz informuje o swoim wyjściu po zakończonej pracy. Dzięki temu cały proces ewidencjonowania czasu pracy pracowników jest znacznie łatwiejszy i działa dużo sprawniej. Z rozwiązania tego może korzystać każda firma, niezależnie od branży, w której działa czy też liczby zatrudnionych pracowników. System RCP wykorzystywany jest zarówno w mikroprzedsiębiorstwach jak i w dużych korporacjach posiadających wiele oddziałów w różnych lokalizacjach. Dzięki temu rozwiązaniu firma może również zaoszczędzić sporo pieniędzy, ponieważ rejestrowanie czasu pracy jest w dużej mierze zautomatyzowane, przez co nie ma konieczności zatrudniania dużej liczby osób, które musiałyby się zajmować tym zadaniem. Ponadto system ten pozwoli zapobiec różnym pomyłkom w ewidencjonowaniu czasu pracy.

Jak wdrożyć system RCP w firmie?

System RCP to bardzo dobre rozwiązanie, które sprawdzi się znakomicie w większości firm. Warto jednak pamiętać o tym, że aby tak się stało, system ten musi zostać odpowiednio wdrożony. Zazwyczaj średni czas wdrożenia tego typu rozwiązania do przedsiębiorstwa wynosi około 3 lub 4 tygodnie.

W pierwszej kolejności konieczne jest określenie liczby pracowników, ponieważ będzie to miało wpływ na ilość terminali, na których pracownicy będą rejestrować swoją obecność. Urządzenia te służą do rejestrowania początku i końca pracy, a także ewentualnych wyjść służbowych. Z tego względu tak istotne jest, aby na początkowym etapie wdrażania systemu dokładnie określić rodzaj zdarzeń i ich ilość, ponieważ od tego będzie zależał dobór odpowiedniego sprzętu.

Ważną sprawą jest wyznaczenie operatorów systemu, czyli osób, które będą miały zainstalowaną na swoim komputerze odpowiednią aplikację do zarządzania systemem i za jej pomocą będą zajmowały się jego kontrolą. Ilość operatorów zależy od wielkości firmy i ilość pracowników. Warto pamiętać o tym, aby były to osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje, przez to warto rozważyć ewentualne szkolenia dla osób w zakresie wdrażania i obsługi systemu RCP.

Montaż wszelkich niezbędnych urządzeń musi zostać zaplanowany tak, aby każdy pracownik miał do nich wygodny dostęp. Ponadto system RCP, musi zostać odpowiednio skonfigurowany po montażu wszelkich urządzeń, po to, aby mógł on działać w pełni sprawnie. Po montażu i konfiguracji niezbędne jest oczywiście przeszkolenie wszystkich pracowników z obsługi urządzeń i systemu po to, aby mógł on spełniać swoje zadanie.