Koncerty, widowiska multimedialne, imprezy plenerowe, ale też mniejsze festyny, targi branżowe, bankiety czy konferencje łączy jeden wspólny mianownik – bez dobrego technika obsługi imprez trudno byłoby utrzymać je na wysokim poziomie.

Organizacja i techniczna obsługa wszelkiego rodzaju imprez bywa naprawdę trudna i to nie tylko na etapie przygotowań, ale i później, już w trakcie trwania eventu. Poza znalezieniem odpowiedniego miejsca na organizację imprezy, zaangażowanie ekipy oświetleniowej, przygotowanie nagłośnienia, zbudowanie sceny czy zagwarantowanie ciekawych efektów wizualnych i multimedialnych które zachwycą publiczność wymaga wiedzy, doświadczenia, znajomości sprzętu i umiejętności dopięcia wszystkich elementów na przysłowiowy ostatni guzik.

Taką pracę wykonuje właśnie technik obsługi imprez. Na czym musi się znać i w jaki sposób przygotowuje zupełnie różne od siebie imprezy? 

Za co odpowiada technik obsługi imprez?

Technik obsługi imprez nie zawsze jest jednocześnie ich organizatorem czy pomysłodawcą, a jedynie osobą współpracującą z ekipą planowania eventów spełniając ich oczekiwania w zakresie przygotowania zaplecza technicznego imprezy. O ile organizator odpowiada za znalezienie odpowiedniej sali czy pleneru, zaplanowanie motywu imprezy, zaproszenie gości i osób, które zaprezentują się na scenie czy catering, technik obsługi imprez skupi się na przygotowaniu sceny, oświetlenia, nagłośnienia, scenografii czy aranżacji terenu pod kątem organizowanego wydarzenia.

Jego praca jest więc równie ważna, jak rola organizatora eventów, a sam technik obsługi imprez zwykle nie pracuje sam bo przygotowanie zaplecza technicznego imprezy to niejednokrotnie robota dla dużego zespołu ludzi. 

Najważniejsze elementy technicznego przygotowania imprezy

Niezależnie od wielkości i rodzaju imprezy czy eventu, dobre nagłośnienie i oświetlenie to podstawa technicznej organizacji wydarzenia. Bez dobrego oświetlenia trudno zadbać o to, by widzowie zwracali uwagę na scenę i elementy, które mają być dla nich atrakcyjne. Przy różnego rodzaju wystąpieniach oświetlenie może być sposobem budowania napięcia, podczas gdy na wystawach czy konferencjach wykorzystuje się je do zwracania uwagi na konkretne produkty czy eksponaty.

Oświetlenie nie jest jedynie tłem dla imprezy, ale jej integralną częścią. Wśród elementów często wykorzystywanych tu przez techników obsługi imprez warto wymienić choćby oświetlenie punktowe LED, reflektory czy kolorowe oświetlenie zmieniające się wraz z atmosferą budowaną na scenie.

Powracając do tematu nagłośnienia, i ono będzie odgrywało niezwykle ważny element pracy technika obsługi imprez. 

Znając charakter imprezy i wymagania organizatorów będzie on w stanie zapewnić i przygotować sprzęt zdolny obsłużyć konferencję, nagłośnić koncert plenerowy, przygotować scenę na teatralne występy dzieci czy zaplanować nagłośnienie dla wydarzenia w dużej sali koncertowej. Mikrofony, odsłuchy, głośniki – w miejscach, które nie posiadają własnego, na stałe wbudowanego sprzętu to technik będzie odpowiadał za jego ustawienie. 

Trzecim elementem na liście obowiązków technika obsługi imprez będzie oprawa multimedialna. Dziś coraz częściej wykorzystywane są wszelkiego rodzaju telebimy, monitory, projektory i inne efekty wizualne pozwalające na poszerzenie doświadczenia i ciekawych wrażeń podczas imprezy. Elementy multimedialne wykorzystuje się podczas koncertów, konferencji, prezentacji, wystaw, gali rozdania nagród i wielu imprez zamkniętych i plenerowych. To jaki sprzęt będzie wykorzystany zależy w dużej mierze od rodzaju i skali imprezy – wielki telebim przyda się na koncercie, ale już nie koniecznie podczas firmowej konferencji w hotelu. 

Co należy wziąć pod uwagę w kwestiach technicznej organizacji imprezy?

O ile to organizatorzy eventów wybierają miejsce i czas imprezy, do technika obsługi imprez będzie należało dokładne zapoznanie się ze scenerią z dużym wyprzedzeniem czasowym i przygotowanie sprzętu i oprawy technicznej odpowiednio do charakteru imprezy. Technik obsługi imprez bierze pod uwagę ogólny kształt wydarzenia, spoglądając ze szczególną dokładnością w stronę cech lokalizacji: rozmiaru i akustyki sali, usytuowania sceny, wewnętrznych dekoracji i sprzętów czy możliwości montażu własnego nagłośnienia i oświetlenia.

Technik musi znać temat i rodzaj imprezy, liczbę zaproszonych gości czy czas organizacji, bo jeśli w jego rękach będzie leżała organizacja scenografii, przygotowanie sceny, nagłośnienie sali, oświetlenie i efekty multimedialne, każdy z elementów może okazać się niewypałem jeśli nie zaplanujemy go bardzo szczegółowo.