Wybierając miejsce organizacji imprezy firmowej, przyjęcia rodzinnego, studniówki, czy innej dowolnej imprezy okolicznościowej należy liczyć się z wieloma przeszkodami i problemami natury organizacyjnej. Poza odpowiednim klimatem miejsca liczy się tu przecież także sama lokalizacja sali, atrakcyjne menu odpowiadające charakterowi imprezy, czy wreszcie możliwość zakwaterowania gości przybywających z daleka. Choć można oczywiście znaleźć samodzielnie doskonałą salę, zewnętrzną firmę cateringową czy stosunkowo blisko zlokalizowaną noclegownię, żadne umiejętności organizacyjne nie przebiją możliwości technicznych jakie daje organizacja imprez okolicznościowych w hotelu. Dlaczego dziś to właśnie w hotelach odbywa się najwięcej wesel, przyjęć urodzinowych, studniówek i imprez firmowych?

Organizacja imprezy okolicznościowej – jak uniknąć problemów i stworzyć doskonałą atmosferę?

Charakter imprezy, liczba gości, pora roku, cena – na ostateczną jakość zorganizowanego przyjęcia wpływa naprawdę wiele czynników i w przeważającej liczbie przypadków choć jeden z nich będzie sprawiał organizacyjne problemy. Czy będzie to konieczność dostosowania menu do gości z alergiami pokarmowymi lub dzieci, przygotowania sali na dużą liczbę gości, znalezienia odpowiedniej oprawy muzycznej czy samego wystroju i dekoracji sali, warto ograniczyć liczbę istotnych wątków do minimum. Z możliwością tą wychodzą naprzeciw hotele, które dziś coraz częściej oferują organizację wszelkich imprez okolicznościowych we własnych obiektach.

Sale restauracyjne i balowe, sale konferencyjne i bankietowe – hotele przystosowane są do potrzeb wielu gości, dzięki czemu są też w stanie zapewnić kompleksową obsługę imprezy niezależnie od jej charakteru, czasu trwania czy wymagań gości. Posiadając najczęściej własną restaurację, hotel eliminuje potrzebę martwienia się o znalezienie dobrego cateringu i wysokich cen za posiłek, który może zostać przez gościa w ogóle nie ruszony – dania przygotowywane są na miejscu, zgodnie z faktyczną liczbą gości na sali i tak, by każdy był zadowolony z oferowanej karty dań. Szefowie kuchni przygotowują nawet specjalne menu dla dzieci, tak by i najmłodsi mogli cieszyć się smacznym i przystosowanym do nich jedzeniem. Dekoracja? W hotelu to żaden problem. Noclegi? Nie ma potrzeby, by szukać ich na drugim końcu miasta. I to właśnie tak szeroki wachlarz opcji jest dziś na rynku mocno doceniany.

Jednym z najtrudniejszych aspektów organizacji imprez okolicznościowych jest umiejętne połączenie wszystkich elementów i dogranie ich w czasie tak, by cała impreza przebiegała w dobrej, przyjaznej atmosferze. Warto, by w chwilach ważnych dla rodziny czy firmy nie pojawiły się problemy z cateringiem, brakiem kelnerów, nieodpowiednią muzyką czy zakłócaniem prywatności imprezy. W przeciwieństwie do restauracji hotele są w stanie wynająć daną salę wyłącznie na użytek danej imprezy, odcinając ją zupełnie od gości z zewnątrz i zapewniając jej doświadczoną obsługę na każdym poziomie. Czy będzie to krótki obiad dla najbliższej rodziny, czy całonocna zabawa studniówkowa dla przygotowujących się do matury licealistów, hotele radzą sobie z ich przyjęciem na tak samo wysokim poziomie.

Dlaczego warto postawić na organizację imprezy okolicznościowej w hotelu?

Hotele nie są zwykle pierwszym miejscem, jakie przychodzi na myśl w kontekście organizacji imprez okolicznościowych, jednak w praktyce to właśnie one posiadają często oferty znacznie lepsze niż typowe domy weselne, samodzielne sale bankietowe czy restauracje. W hotelu z powodzeniem zorganizujesz profesjonalną konferencję firmową, bankiet z okazji firmowego sukcesu, imprezę organizacyjną, a także spotkania rodzinne takie jak chrzciny, komunie, rocznice, czy wesela. W hotelach coraz częściej organizowane są też studniówki i bale maturalne, które w pięknie przygotowanej sali balowej wypadają znacznie lepiej, niż w szkolnej sali gimnastycznej.

Jedynie hotel jest w stanie zaoferować profesjonalną i kompleksową obsługę imprezy, przejmując na siebie cały ciężar jej organizacji. Od wynajęcia sali i jej dekorację, przez opracowanie zgodnego z wymaganiami gości menu, po oprawę muzyczną i dodatkowe atrakcje dla najmłodszych oraz możliwość zapewnienia zakwaterowania dla gości, hotel może okazać się lepszym, bezpieczniejszym i pozbawionym stresu organizacyjnego wyborem dla par poszukujących eleganckiej przestrzeni na wesele, ale też firm organizujących imprezy branżowe i wymagających od wybranego miejsca pełnego profesjonalizmu.