Kadry i płace to niezwykle ważny dział każdej firmy, gdyż odpowiada za jej dokumentację i nie chodzi tu tylko o sporządzanie listy płac.

Również o wszelkie inne dokumenty związane z prowadzeniem zarówno kadr, jak i płac, które podlegają kontroli organów państwowych. Z tego powodu dział ten musi być prowadzony rzetelnie i z należytą dokładnością. Każda firma posiada dział kadrowo – płacowy lub zleca jego prowadzenie firmie zewnętrznej. Rynek tego rodzaju usług jest coraz szerszy, gdyż korzystanie z firm outsourcingowych staje się coraz częstszą praktyką.

Czym zajmują się kadry i płace?

W każdej większej firmie znajduje się dział kadrowo – płacowy. Z reguły w małych przedsiębiorstwach, zatrudniających kilka osób prowadzi go właściciel, ale już wraz z ich rozwojem wykonywanie wszelkich związanych z tym działem czynności jest na tyle uciążliwe, że wymaga zatrudnienia pracownika, którym jest najczęściej profesjonalna kadrowa, do której obowiązków należy:

• prowadzenie pełnej dokumentacji pracowników, między innymi akt osobowych w skład których wchodzą: umowy, aneksy, badania lekarskie, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie,
• sporządzanie umów,
• sporządzanie listy płac,
• naliczanie i terminowe wypłacanie wynagrodzenia pracownikom,
• rozliczanie czasu pracy,
• prowadzenie rozliczeń podatkowych,
• sporządzanie różnych pism związanych z pracownikami,
• sporządzanie sprawozdań i deklaracji związanych z zatrudnionymi w firmie pracownikami dla na przykład ZUS-u i Urzędu Skarbowego,
• zachęcanie i motywowanie pracowników do rozwoju,  co jest związane z rekrutacją, selekcją, motywacją i ich szkoleniem,
• budowanie odpowiedniego systemu motywacji pracowników, co jest związane z systemem premii i benefitów oraz kontroli i oceny,
• budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy i tworzenie przyjaznego dla pracowników środowiska,
• nadzorowanie w firmie przestrzegania przepisów BHP.

Dlaczego dział kadrowo – płacowy jest ważny dla funkcjonowania firmy?

Dział kadrowo – płacowy ma fundamentalny wpływ na prowadzenie firmy, gdyż od niego w dużej mierze zależy jej sukces. Motywowanie pracowników obok działań związanych z aspektami formalnymi jest niezwykle istotne dla funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Wdrożenie systemu motywacji sprzyja zmniejszeniu rotacji pracowników i wpływa na ich odpowiedzialność za powierzone obowiązki.

Poszukiwanie i zatrudnianie najlepszych specjalistów ma wpływ na dynamiczny rozwój firmy i wzrost jej konkurencyjności. Pozyskanie wysoko wykwalifikowanych pracowników wpływa na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Właściwie zaplanowany i przeprowadzony proces wdrażania nowych osób w swoje obowiązki i szkolenie już zatrudnionych w celu poszerzenia ich kompetencji ma ogromny wpływ na efektywność pracy. Poza tym kształtowanie właściwych relacji międzyludzkich w firmie jest podstawą jej prawidłowego funkcjonowania.

Komu powierzyć prowadzenie działu kadrowo – płacowego?

Prowadzenie działu kadrowo – płacowego jest niezwykle odpowiedzialną pracą, gdyż wymaga znajomości przepisów prawa pracy. Ze względu na zmieniające się przepisy osoby zatrudnione w tym dziale muszą nieustannie się szkolić, dlatego nieodłącznymi ich cechami jest pracowitość, sumienność, dokładność i rzetelność, a także umiejętność radzenia sobie ze stresem. Poza tym muszą umieć budować właściwe relacje interpersonalne, gdyż mają nieustannie kontakt z pracownikami firmy. Ceniona jest tu zatem otwartość, umiejętność odczytywania nastrojów wśród załogi i łagodzenie konfliktów, a także budowanie jak najlepszej atmosfery w firmie.

Zatrudnienie kadrowej czy outsourcing kadr i płac?

Przedsiębiorca wcześniej czy później staje przed dylematem zatrudnienia kadrowej, czy skorzystania z usług firmy zajmującej się outsourcingiem kadr i płac. Prowadzenie działu kadrowo – płacowego w dużym przedsiębiorstwie wymaga zatrudnienia wielu osób, dlatego generuje zawsze duże koszty. Poza tym jest niezwykle skomplikowane, dlatego należy nieustannie ponosić koszty szkolenia takiego pracownika, nie tylko w kwestii przepisów, ale również umiejętności zarządzania zasobami ludzkimi. Bezpieczeństwo i pełen komfort prowadzenia działu kadrowo – placowego może dać przedsiębiorcy tylko zatrudnienie firmy zajmującej się outsourcingiem kadr i płac. 

Outsourcing kadr we Wrocławiu

Często outsourcingiem kadr i płac zajmują się biura rachunkowe, które zapewniają profesjonalną obsługę w tym zakresie. Zatrudniają one zespół specjalistów doskonale znających prawo pracy i prawo cywilne. Korzystając z usług biura rachunkowego zajmującego się outsourcing kadr we Wrocławiu, uniknąć można niechcianych błędów i nieprzyjemności związanych z niewywiązaniem się z obowiązków prawnych, jednocześnie mieć gwarancję kompletnej dokumentacji, bezbłędnych obliczeń, terminowości i prawidłowego rozliczania czasu pracy.  Do zadań biur rachunkowych zajmujących się outsourcingiem kadr we Wrocławiu należy:

• zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, bądź umowy o dzieło,
• sporządzenie niezbędnej dokumentacji kadrowej przy zatrudnieniu pracownika,
• prowadzenie teczek personalnych pracowników,
• prowadzenie kartotek czasu pracy oraz urlopów (bieżące monitorowanie),
• nadzór nad badaniami lekarskimi oraz szkoleniami BHP (bieżące monitorowanie),
• sporządzenie list płac wraz z wszystkimi częściami składowymi,
• naliczanie wynagrodzeń chorobowych,
• prowadzenie kartotek wynagrodzeń dla pracowników,
• sporządzanie pozostałej dokumentacji typu zaświadczenie o zarobkach na życzenie klienta,
• sporządzanie deklaracji zgłoszeniowych pracownika oraz członków jego rodziny do ZUS ZUA,
• sporządzanie deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za właścicieli oraz pracowników,
• sporządzanie deklaracji miesięcznych ZUS RMUA,
• sporządzanie dokumentacji związanej z ustaniem stosunku pracy,
• sporządzanie dokumentacji wyrejestrowania pracownika oraz członków jego rodziny ZUS ZWUA,
• opracowanie regulaminu pracy i regulaminu wynagrodzenia,
• sporządzanie korekty ZUS za okres przed wzajemną współpracą,
• przygotowywanie dokumentów dla organów kontrolujących oraz wyjaśnienie ewentualnych rozbieżności i dokonywanie stosownych korekt (w przypadku kontroli ZUS, Inspekcji Pracy).